1.什么是会议及大型活动？

根据《关于印发〈武汉工程大学会议及大型活动管理办法（试行）的通知》（校发〔2014〕16号）的规定，学校的会议分为三类：

一类会议：主要指学校组织召开的党代会、教职代会、校庆、团学代会、校友会、基金会换届会议等。

二类会议：主要指学校组织或承办的学术会议、专业会议、学术类鉴定会等。

三类会议：主要指校内各种工作性会议、干部群众大会、教师节、建党节等表彰大会，以及各二级单位根据业务范围和职责组织召开的各种业务会议，主要包括工作会、现场会、研讨会、交流总结座谈会、表彰会、评审会、学习培训会等。

大型活动主要包括：活动规模在300人以上的；连续举办二天以上且每天参加活动人数在100人以上的；有境外人士或者国内知名人士参加且规模在50人以上的；院（部）30人以上、职能部门和直属附属单位10人及以上外出学习、考察等活动的。以及学校校庆、校友会、基金会换届、学校迎新、军训、运动会、各类大型文艺演出及学生活动、竞赛、论坛、大型毕业生招聘会、大型招生宣传活动等。

2.如何办理会议（活动）计划与审批手续？

学校会议、大型活动实行计划申报与审批制度。会议（活动）由主办（承办）单位编报计划，计划编报主要包括数量、名称、事由、主要内容、时间、地点、参与人数、所需经费及列支渠道、安全措施和突发情况处置预案等内容。于会议（活动）前一周将《大型会议（活动）计划申请表》报相关职能部门，经相关职能部门审核，分管校领导审批后，相关单位协同组织实施。其中：如需在现场发放资料和物品、挂宣传横幅的，须宣传部审核；如申请涉外活动的，须外事处审核，必要时须报学校上级主管部门批准；如活动需要增加灯具、大功率电器等特殊要求的，主办（承办）单位应在实施前联系总务处或相关单位落实。召开一类会议，需报经学校上级主管部门审核批准后方可实施。未经批准举办的会议及大型活动，一切责任均由主办单位负责人承担。

 3. 会议（活动）费用开支标准是什么？

使用学校预算经费召开的会议，费用开支按湖北省综合定额标准控制，在综合定额控制内据实报销；以会养会的各类学术性会议和活动，由参会人员个人承担。

在学校协议定点饭店召开会议的，房租费、伙食补助费按定点饭店的协议标准执行。会议原则上不安排当地代表住宿，工作人员除必须驻会的以外，一般不安排住宿。

大型活动的相关费用开支标准，按活动审批计划预算内容和标准，据实报销。

单位：元

4.会议（活动）经费开支范围是什么？

会议（活动）经费开支范围主要包括：场租费、布置费、展牌制作费、文件印刷费、住宿费、伙食费、交通费、专家学者讲课费、租车费、劳务费、误餐费、医疗费等。其中，如需开支误餐费的，原则按20元/人.次的标准控制。学校提倡会议（活动）以自助的形式用餐。

5. 会议（活动）经费如何报销？

会议（活动）主办（承办）单位应在会议结束后一个月内及时到计划财务处办理报销手续。报销时应提供会议（活动）的相关资料，包括会议（活动）审批件、会议通知、参会（活动）人员签到名册、协议定点饭店等会议服务单位提供的费用明细单据、结算单等凭证。

6.主办（承办）会议（活动）可以组织参观考察、发放纪念品吗？

主办（承办）单位不得组织与会议（活动）无关的游览、参观，也不得宴请与会人员、发放纪念品及与会议无关的物品。计划财务处严格按规定审核会议（活动）开支，对超预算、超范围、超标准的开支不予报销。