第一条  为进一步规范会议费使用和管理，根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）和《湖北省省级党政机关会议费管理办法》（鄂财行发〔2020〕2号）文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的会议，是指以学校名义组织召开的，需要学校支付会议费用的业务会议和行政会议。

业务会议是指因教学、科研需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

行政会议是指除业务会议之外的其他会议。

第三条  在华举办的国际会议按照《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）文件要求执行。

第四条  学校召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量，规范会议费管理。

第五条  会议审批

以学校名义召开的各类会议实行分类管理、分级审批制。会议费在年初部门预算经费公用经费中列支，各单位（部门）应严格会议费预算管理，控制会议费预算规模。会议召开前一周，会议承办单位应填写《武汉工程大学会议审批单》，报学校领导审批，具体审批程序如下：

（一）以学校名义组织召开、承办单位为学校的会议，报学校主要校领导审批。

（二）以学校名义组织召开、承办单位为学校二级单位的，报分管校领导审批。

（三）以部门（学院）名义召开且无经费预算的会议，报分管校领导审批；以部门（学院）名义召开且有经费预算的会议，由各部门（学院）自行审批。

第六条  会议时间和规模

国内业务会议会期一般不得超过3天，报到和离开时间合计不得超过1天，根据会议内容应尽量控制参会人数，工作人员控制在会议代表人数的15％以内。

国内行政会议会期一般不得超过2天，报到和离开时间合计不得超过1天，参会人数原则上控制在100人以内，工作人员控制在会议代表人数的10％以内。

第七条  会议形式

学校各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电话、网络视频等现代化信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第八条  会议地点

（一）各单位组织的会议原则上在校内召开。

（二）校内会议场所不能满足会议条件的，可以选择在武汉市内定点会议场所或专业会议场所召开，按照政府采购协议价格结算费用。

（三）参会人员以在汉单位为主的会议不得到外地召开。无武汉市外代表参会的会议，不安排住宿。

第九条  会议费开支范围

会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金。

会议交通费是指用于会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

第十条  会议费开支标准

会议费开支实行综合定额控制，综合定额标准是会议费开支的上限。各单位要在标准以内据实报销，严禁提高会议用餐、住宿标准。

在校外召开的会议，会议费综合定额标准为：每人每天不超过450元，其中住宿费300元，伙食费110元，会议室租金及其他费用40元；在校内召开的会议，伙食费不得超过上述标准。在华举办的国际会议会议费标准按上级有关文件执行。

业务会议中按有关规定向参会专家发放咨询费、讲课费、评审费等劳务费，可在会议费中列支，但不计入业务会议费综合定额。劳务费用标准参照《湖北省党政培训费管理办法》中讲课费标准执行，经学校领导批准据实列支。

第十一条  会议费报销

各单位在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批单、会议通知及实际参会人员签到表（如无法提供，可提供有参会人员姓名、工作单位、联系方式等信息的名册）、费用原始明细单据、电子结算单等凭证。

第十二条  会议费支付方式

会议费的支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡结算方式结算，禁止以现金方式结算。

第十三条 会议公示

各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示，按规定要求公开的，应向社会公开。

第十四条  会议纪律

（一）不得向参会人员收取会议费，不得以任何方式向下属单位、其他企事业单位转嫁或摊派会议费。

（二）各单位不得组织与会议无关的参观游览，不得宴请与会人员，不得发放纪念品及物品。

（三）各单位召开的表彰会，以精神鼓励为主，不得发放奖金或奖品。对有国家政策规定需要发放奖金或奖品的，其奖励数额和标准参照相关文件执行。

（四）各单位不得到党中央、国务院、省委省政府明令禁止的风景名胜区召开会议。

（五）严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

（六）各单位应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐一般安排自助餐，严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不上烟酒；会议会场不摆花草。

（七）不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；严禁组织高消费娱乐、健身活动；不得额外配发洗漱用品。

第十五条  监督管理及责任追究

计划财务处、审计处会同相关职能部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督和检查。违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任:

（一）计划外召开会议的；

（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的;

（三）虚报会议人数、天数等报销会议费的;

（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的;

（五）违规报销与会议无关费用的;

（六）其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的，由相关部门责令整改，追回资金，并报经主要校领导审批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人，按相关规定追究责任。涉嫌违法的，移交司法机关处理。

第十六条  本办法自发布之日起施行，由学校授权党政办公室负责解释。原《武汉工程大学会议及大型活动管理办法（试行）》（校发〔2014〕16号）同时废止。