武汉工程大学大型活动管理办法（试行）（武工大办发【2022】13号）

第一条 为进一步加强和规范学校大型活动管理，提高大型活动的效率和质量，根据《湖北省党政机关厉行节约反对浪费条例》（鄂发〔2013〕26号）、省教育厅《关于加强大型活动的管理意见》的规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所指的大型活动是指校内各单位、群众团体及校外单位面向师生员工及校外人员举办的活动。主要包括：大型科技、体育等竞赛活动；大型演唱会、音乐会等文艺活动；大型展示展览、项目路演活动；大型庆典、典礼活动；大型人才交流招聘会；大型招生宣传活动；全国和省市级统一考试；新生报到注册和毕业生离校活动；各类突发应急事件处置活动等。

第三条  校内各单位组织（承办）大型活动，要坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效、安全有序的原则，要有利于学校精神文明建设，有利于人才培养，有利于安定团结，有利于师生身心健康。

第四条  大型活动经费纳入学校预算管理。各单位在年度预算申报中应将大型活动预算经费单列申报，经费预算要细化到具体活动项目，执行中不得突破，财务报销单独列支。

　　第五条  学校各类大型活动，原则上均在校内举办。经学校同意举办的重要大型活动，可以到学校指定的协议单位举办。活动不得租用高级酒店，严禁到党中央、国务院明令禁止的风景名 胜区举办大型活动。

第六条  学校各类大型活动要严格控制数量、时间和规模。大型活动时间原则上不得超过3天（学术会议、应急处置类活动、确需持续开展的活动除外）。

第七条 学校各单位应结合大型活动实际，改进活动形式，充分运用电话、网络视频等现代化信息技术手段，降低活动成本，提高效率。

第八条 相关职能部门和举办单位的职责分工：

（一）党政办公室对大型活动信息及审批流程规范性进行审核，并就个别活动的关键环节、敏感事项及时向学校党委请示和报告。

（二）党委宣传部从意识形态、新闻宣传的角度对哲学社会科学类活动予以全面了解和审核。

（三）保卫处负责大型活动的安全保卫工作，负责对主办（承办）单位的安全保卫工作方案和措施进行审核、检查，加强对活动场所的安全检查，发现安全隐患及时责令整改；根据主办（承办）单位意见安排人员对活动全过程进行监督；依法制止和查处活动中的违法犯罪行为，处置危害公共安全的突发事件，必要时启动学校应急处置预案；严格控制校内产品展览、演示会等商业盈利性活动。全校性大型活动和有重要来宾出席的活动，安全保卫工作由保卫处统一组织实施。

（四）场地管理部门对场地使用信息予以审核确认，安排场地现场管理人员对活动使用的场地进行全过程管理，并在必要时及时报告，配合启动应急处置预案，并制止活动进行。

（五）主办（承办）单位对整个活动负主体责任，主办（承办）单位党政主要负责人是第一责任人，要对活动内容的合法性、实施过程的安全性进行全面审核，落实安全管理和突发公共卫生事件防控措施，制定应急预案，加强对电源火源的控制和设备物品的管理，必要时联系安全保卫部门协助进行全程监督和防控。对哲学社会科学类报告会、研讨会、讲座和讲坛类活动，须对报告人的身份、思想政治倾向、主要学术观点和报告主要内容进行初审，并报党委宣传部审核同意。活动当天，主办（承办）单位应对活动全过程跟踪管理，如与审批内容不符，应立即上报并及时制止活动进行。

第九条  学校大型活动实行计划申报与审批制度。活动由主办（承办）单位编报计划，计划编报主要包括活动名称、主要内容、时间、地点、参与人数、所需经费及列支渠道、安全措施和突发情况处置预案等内容，并至少于活动前一周填写《武汉工程大学大型活动计划申请表》报相关职能部门审核。

（一）校内单位举办的影响较大、规模在500人以上的大型活动，应提前5个工作日向党政办公室报备，并在保卫处办理安全审批手续，保卫处根据有关规定向公安机关报备；定期举办的大型活动，主办单位应于每学期开学后一个月内，将活动方案、活动场所设施条件、有关安全防范措施等报保卫处备案。

（二）校内单位举办规模在500人以下的大型活动，应提前3个工作日到保卫处办理安全审批手续。

（三）校内单位举办哲学社会科学类报告会、研讨会、讲座、讲坛等活动，应提前3个工作日向党委宣传部提交主讲人信息、讲稿或PPT，经党委宣传部审核同意后，再到保卫处办理安全审批手续。

（四）校外单位在本校举办大型活动，承办单位应提前7个工作日向党政办公室报告，经党政办公室审核同意后，再到保卫处办理安全审批手续，保卫处根据活动规模向公安机关报备。

（五）涉外和涉港澳台集体活动的审批遵照上级主管部门规定执行。

第十条  大型活动经费开支范围主要包括：场地租赁费、布置费、展牌制作费、文件印刷费、住宿费、伙食费、交通费、专家学者讲课费、租车费、劳务费（校外专家）、误餐费、医疗费等。

大型活动中确需开支误餐费的，原则上应安排在校内食堂就餐，最高标准不超过40元/人。对于大型招生宣传等活动需要使用私家车的（仅限湖北省内），汽油费实报实销，其他费用按照《武汉工程大学国内公务差旅管理办法》执行。

第十一条  大型活动主办（承办）单位应在会议结束后及时到计划财务处办理报销手续。报销时应提供大型活动的相关资料，包括活动计划申请表、会议通知、活动人员签到名册、协议定点饭店等活动服务单位提供的费用明细单据、结算单等凭证。

主办（承办）单位不得组织与活动无关的游览、参观，也不得发放纪念品及与会议无关的物品。计划财务处严格按规定审核大型活动开支，对超预算、超范围、超标准的开支不予报销。一般活动（大型学术类及学校承办难度较大的活动除外）不得整体打包委托校外会务公司。由学校主办（承办）的大型活动（含赛事），所有协办单位获取的活动费用要统一收入学校财务，并纳入预算管理。

第十二条  本办法自发布之日起施行，由学校授权党政办公室负责解释。《武汉工程大学会议及大型活动管理办法（试行）》校发〔2014〕16号同时废止。